Regulamin organizacyjny

 

§ 1

 

1. Regulamin niniejszy określa strukturę organizacyjną działów oraz innych komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy oraz podział kompetencji w Muzeum Techniki i Komunikacji - Zajezdnia Sztuki w Szczecinie zwanym dalej “Muzeum”.

2. Graficzny schemat określający wewnętrzną strukturę organizacyjną Muzeum stanowi załącznik do Regulaminu.

 

§ 2

 

1. Zarządzanie Muzeum opiera się na zasadzie jednoosobowego kierownictwa.

2. Każdy pracownik Muzeum podlega bezpośrednio tylko jednemu przełożonemu, od którego otrzymuje polecenia i instrukcje dotyczące jego pracy i przed którym odpowiada za całokształt powierzonych spraw. W przypadku otrzymania polecenia od przełożonego wyższego szczebla zgłasza o tym niezwłocznie swemu bezpośredniemu przełożonemu.

3. Zarządzenia i instrukcje dotyczące działania wszystkich części składowych Muzeum wydaje Dyrektor lub osoby w granicach upoważnień udzielonych im przez Dyrektora.

 

§ 3

 

W skład struktury organizacyjnej Muzeum wchodzą:

1) Dział Techniki,

2) Dział Edukacji Muzealnej i Komunikacji Społecznej,

3) Dział Głównego Księgowego,

4) Dział Administracji,

5) samodzielne stanowiska pracy powołane przez Dyrektora:

- Sekretariat - referent ds. kancelaryjno- organizacyjnych,

- Specjalista ds. wykorzystania zbiorów, wydawnictw, komunikacji i promocji.

 

 

§ 4

 

1. Dyrektor kieruje i zarządza Muzeum oraz ponosi odpowiedzialność za całokształt jego działalności, a także jest zwierzchnikiem służbowym wszystkich pracowników Muzeum.

2. W zakresie realizacji statutowych celów działalności Muzeum dyrektor posiada pełną samodzielność i odpowiada za podjęte decyzje.

3. Dyrektor, działając zgodnie z przepisami prawa, w szczególności:

- reprezentuje Muzeum na zewnątrz,

- jest odpowiedzialny za właściwe gospodarowanie mieniem i środkami finansowymi Muzeum,

- sporządza plany pracy i sprawozdania z działalności Muzeum,

4. Dyrektorowi podlegają bezpośrednio:

- Główny Księgowy,

- kierownicy działów,

- Sekretariat - referent ds. kancelaryjno- organizacyjnych,

- Specjalista ds. wykorzystania zbiorów, wydawnictw, komunikacji i promocji.

5. Decyzji Dyrektora wymagają w szczególności:

- przyjmowanie obiektów do zbiorów Muzeum,

- zawieranie umów i zaciąganie zobowiązań finansowych,

- zatrudnianie i zwalnianie pracowników Muzeum, ustalanie wysokości wynagrodzeń, awansów, nagród i kar,

- zlecanie lub przeprowadzanie okresowych analiz merytorycznych, finansowych i gospodarczych dotyczących działalności Muzeum,

- akceptacja sprawozdań, planów i analiz dotyczących merytorycznej oraz finansowo-gospodarczej sfery działalności Muzeum.

6. Ponadto Dyrektor bezpośrednio kontroluje:

- wykonanie umów i zobowiązań finansowych Muzeum przez zatwierdzanie rachunków do wypłaty,

- wszelkie wypłaty i świadczenia z tytułu umów o pracę i umów zlecenia lub o dzieło,

- wykorzystywanie funduszu wynagrodzeń poprzez zatwierdzanie listy płac,

- odpisy z majątku trwałego i przedmiotów nietrwałych oraz ubytki muzealiów na podstawie umotywowanych wniosków komisji.

 

§ 5

 

1. Główny Księgowy i kierownicy działów nadzorują całokształt pracy podporządkowanych im pionów organizacyjnych i są odpowiedzialni przed Dyrektorem za ich należyte funkcjonowanie oraz sprawowanie nad nimi kontroli. 

2. Główny Księgowy i kierownicy działów nadzorują również, bez względu na zasady podporządkowania, realizację przypisanych im zadań rzeczowych i merytorycznych i są odpowiedzialni przed Dyrektorem za ich prawidłową realizację.

 

§ 6

 

Pracownik wyznaczony przez Dyrektora zastępuje go w czasie jego nieobecności i podejmuje decyzje niezbędne do prawidłowej działalności instytucji.

 

§ 7

 

W ramach swoich zadań Główny Księgowy w szczególności:

- kieruje działem księgowości, a w jego ramach kasą Muzeum,

- realizuje budżet Muzeum w sposób umożliwiający sprawną działalność merytoryczną,

- w oparciu o roczny plan działalności merytorycznej Muzeum sporządza roczny preliminarz dochodów i wydatków,

- nadzoruje przestrzeganie obowiązujących w Muzeum przepisów finansowych,

- nadzoruje realizowanie przez Muzeum zobowiązań finansowych,

- zabezpiecza dokumentację finansowo-księgową i dokumenty majątkowe zgodnie z obowiązującymi przepisami,

- kontroluje pod względem formalno-rachunkowym prawidłowość faktur i rachunków wystawianych przez Muzeum oraz przedstawianych Muzeum do zapłaty,

- prowadzi księgi rachunkowe instytucji,

- sporządza dokumenty sprawozdawcze z realizacji gospodarki finansowej Muzeum

- nadzoruje prowadzenie spraw kadrowych Muzeum.

 

§ 8

 

Do zadań Działu Techniki należy:

- gromadzenie zabytków i materiałów dokumentacyjnych związanych z techniką, komunikacją, gospodarką komunalną i inżynierią miejską,

- inwentaryzowanie, katalogowanie i naukowe opracowywanie zgromadzonych muzealiów, archiwaliów i materiałów bibliotecznych,

- udostępnianie zgromadzonych zbiorów,

- współpraca wystawiennicza, promocyjna, popularyzatorska, edukacyjna, badawcza i wydawnicza,

- przechowywanie zgromadzonych zbiorów w warunkach zapewniających im właściwy stan zachowania i bezpieczeństwo oraz magazynowanie ich w sposób dostępny do celów naukowych,

- zabezpieczanie i organizowanie konserwacji posiadanych muzealiów, archiwaliów i materiałów bibliotecznych,

- użyczanie i przyjmowanie w depozyt zbiorów zgodnie z obowiązującymi przepisami,

- podejmowanie zadań badawczych w zakresie swojej kompetencji,

 

§ 9

 

Do zadań Działu Edukacji Muzealnej i Komunikacji Społecznej należy:

- organizowanie i prowadzenie zajęć edukacyjnych i popularyzatorskich związanych z zakresem działania Muzeum,

- organizowanie współpracy ze szkołami i przedszkolami,

- prowadzenie działalności wydawniczej Muzeum,

- współorganizowanie działalności wystawienniczej,

- gromadzenie zabytków i materiałów dokumentacyjnych związanych z działalnością Muzeum, w tym z komunikacją społeczną i działalnością kulturalną i przechowywanie zgromadzonych zbiorów w warunkach zapewniających im właściwy stan zachowania i bezpieczeństwo,

- współpraca w inwentaryzowaniu, katalogowaniu i naukowym opracowywaniu zgromadzonych zbiorów,

- współpraca w udostępnianiu zgromadzonych zbiorów,

- działalność promocyjna i popularyzatorska, 

- współpraca w zabezpieczaniu i organizowaniu konserwacji posiadanych zbiorów,

- podejmowanie zadań badawczych w zakresie swojej kompetencji,

- wspieranie działalności kulturalnej w oparciu o infrastrukturę Muzeum,

- współpraca z organizacjami pozarządowymi z terenu Szczecina i wspieranie ich działalności.

 

§ 10

 

Do zadań Działu Administracji należy:

1. Odpowiedzialność za stan techniczny, bezpieczeństwo i sprawne funkcjonowanie budynków Muzeum, w szczególności przez:

- stałą kontrolę systemu zabezpieczenia obiektów (wyjścia awaryjne, wejścia i drogi ewakuacyjne),

- współpracę ze stanowiskiem ds. przeciwpożarowych,

- nadzorowanie wydawania i zwrotu kluczy, prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia oraz czuwanie nad należytym zabezpieczeniem i utrzymaniem tych środków,

2. Organizowanie dozoru w Muzeum poprzez pełnienie obowiązków portierów, obsługę instalacji alarmu przeciwpożarowego i elektronicznego systemu zabezpieczenia budynków,

3. Pilnowanie wystaw, utrzymanie czystości w budynkach, pomoc w obsłudze magazynów zbiorów i ruchu muzealiów,

4. Prowadzenie prac konserwatorskich przy zabytkach oraz obsługa techniczna Muzeum,

5. Przyjmowanie i wydawanie materiałów biurowych, środków czystości, odzieży ochronnej, środki do konserwacji eksponatów, materiałów wystawowych itp. w magazynie,

6. Sprzątanie otoczenia budynków Muzeum, odśnieżanie, ciężkie prace pomocnicze.

 

§ 11

 

Do zadań Sekretariatu - referenta ds. kancelaryjno- organizacyjnych należy:

1. Tworzenie projektów pism, korespondencji i dokumentów,

2. Udzielanie informacji telefonicznych i pisemnych,

3. Udzielanie wsparcia w kwestiach organizacyjno-administracyjnych,

4. Zapewnienie skutecznego obiegu informacji i korespondencji wewnątrz firmy,

5. Gromadzenie i systematyzacja informacji i korespondencji (rejestracja korespondencji- pisma wychodzące i przychodzące),

6. Przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych,

6. Organizowanie podróży służbowych,

8. Tworzenie i archiwizowanie umów,

9. Udział w wydarzeniach organizowanych w Muzeum,

10. Pomoc w organizacji wydarzeń w instytucji,

11. Prowadzenie kalendarza spotkań,

12. Rejestracja i organizacja wizyt gości oraz ich przyjmowanie,

 

§ 12

 

Do zadań specjalisty ds. wykorzystania zbiorów, wydawnictw, komunikacji i promocji należy:

1. Opracowywanie strategii promocji muzeum i materiałów reklamowych, 

2. Opracowywanie, koordynowanie oraz realizacja akcji promocyjnych/reklamowych Muzeum,

3. Współpraca w organizowaniu wystaw 

4. Pisanie i redagowanie tekstów do wydawnictw muzealnych, materiałów promocyjnych, na stronę internetową Muzeum,

5. Nadzór nad składem graficznym i drukiem wydawnictw muzealnych,

6. Przekazywanie informacji i współpraca z mediami,

7. Oprowadzania po Muzeum,

8. Nadzorowanie produkcji pamiątek i gadżetów muzealnych,

9. Właściwe i oszczędne używanie powierzonego sprzętu i materiałów,

10. Podnoszenie swoich kwalifikacji, udział w szkoleniach, konferencjach,

11. Obsługa interesantów,

12. Pomoc w działaniach technicznych w salach wystawowych i magazynach,

13. Organizowanie i udział w imprezach promujących Muzeum,

14. Pozyskiwanie i współpraca ze sponsorami,

 

§ 13

 

Zakres obowiązków i uprawnień na każdym stanowisku wyznacza każdorazowo nadany przez Dyrektora zakres czynności.

 

§ 14

 

1. Podstawowymi formami zarządzania w Muzeum są:

- Zarządzenia i decyzje Dyrektora,

- Polecenia Dyrektora,

- Polecenia służbowe przełożonych.

2.Wszystkie akty mające charakter normatywny, wprowadzające przepisy określające obowiązki i uprawnienia poszczególnych działów, innych komórek organizacyjnych lub samodzielnych stanowisk pracy bądź regulujące sprawy o istotnym znaczeniu dla Muzeum, winny być wydawane w formie zarządzeń wewnętrznych.

3. Zarządzenia i polecenia wydaje Dyrektor Muzeum lub pracownik go zastępujący oraz Główny Księgowy w granicach upoważnień udzielonych im przez Dyrektora lub wynikających z niniejszego regulaminu.

 

§ 15

 

1. Na czele działów stoją kierownicy.

2. Kierownicy są w szczególności odpowiedzialni za:

1) powierzony im majątek w tym muzealia,

2) zorganizowanie i podział pracy między pracowników,

3) wdrażanie pracowników do wykonywanych obowiązków i zapoznania ich 

z obowiązującymi przepisami merytorycznymi, zarządzeniami wewnętrznymi, statutem, regulaminem organizacyjnym i regulaminem pracy,

4) kontrolowanie pracowników z punktu widzenia prawidłowości wykonywania przez nich zadań pod względem merytorycznym i formalno-merytorycznym,

5) prawidłowość opracowania przez komórkę materiałów służących Dyrekcji lub innym komórkom jako materiał do dalszych opracowań lub jako materiał wynikowy.

6) przestrzeganie porządku wewnętrznego ustalonego regulaminem organizacyjnym Muzeum, dyscypliny pracy, tajemnicy służbowej i państwowej,

7) terminowe składanie planów i sprawozdań z pracy,

8) należyte sprawowanie zasad kontroli wewnętrznej,

9) zapewnienie terminowego rozliczania z powierzonego majątku Muzeum, zwłaszcza 

w przypadku rozwiązania stosunku pracy lub nieobecności powodującej ustanie odpowiedzialności materialnej, 

10) oszczędne gospodarowanie powierzonym majątkiem Muzeum oraz zabezpieczenie go przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub kradzieżą, 

11) nadzór nad realizacją przepisów BHP, Ppoż., sanitarnych i porządkowych.

3. Kierownicy działów gromadzących muzealia, archiwalia i materiały biblioteczne oprócz zadań wymienionych w ust.2, pkt. 1-11 są odpowiedzialni za właściwą dokumentację zbiorów, dbałość o ich stan zachowania oraz zapewnienie bezpieczeństwa poprzez należyte magazynowanie i zapewnienie właściwych warunków eksponowania.

 

§ 16

 

Pracownicy Muzeum realizują powierzone im zadania i ponoszą odpowiedzialność za:

1) dokładną znajomość przepisów obowiązujących na powierzonych stanowiskach pracy oraz załatwienie spraw zgodnie z tymi przepisami i wiedzą obowiązującą na danym stanowisku pracy,

2) ścisłe przestrzeganie w swych działaniach przepisów obowiązującego prawa,

3) dokładne, prawidłowe i terminowe wykonywanie powierzonych prac i czynności zleconych przez zwierzchników,

4) należyte przechowywanie i zabezpieczenie dokumentacji dotyczącej zakresu wykonywanych czynności,

5) prawidłowe i rzetelne załatwianie interesantów i życzliwy do nich stosunek,

6) znajomość obowiązujących w Muzeum regulaminów, zarządzeń i innych aktów regulujących funkcjonowanie Muzeum i ich przestrzeganie,

7) oszczędne gospodarowanie środkami, materiałami oraz dbałość o powierzony sprzęt i wyposażenie, zabezpieczenie go przed zniszczeniem lub kradzieżą.

8) pełne i terminowe wykonywanie poleceń przełożonych.

 

§ 17

 

Obowiązkiem każdego pracownika jest znajomość niniejszego Regulaminu Organizacyjnego Muzeum.

 

§ 18

 

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa.

 

§19

 

Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania przez Dyrektora.

 

 

 

Szczecin, 2.07.2024 r.

Dyrektor Muzeum

Stanisław Horoszko